Pack documents "Preuve" - préparation Certification Qualiopi

Liste des 29 documents fournis :

1) C1-I1 Catalogue de formation (Word), à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). Il comprend la description :

• De la personnalisation des formations,

• Du déroulement des formations et des moyens pédagogiques,

• Des moyens utilisés, des plannings de sessions,

• De l’explication des certifications si besoin,

• Des méthodes d’évaluation de la satisfaction des formations

• Des programmes détaillés de formation avec les :

• Objectifs - Public - Prérequis

• Méthodes pédagogiques - Evaluation de la formation 

• Accessibilité - Modalités d’accès à la formation

• Durée 

2) C1-I1 CGV Formation (Word) : à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). A mettre à jour avec vos spécificités

3) C1-I1 Grille tarifaire formation (Excel) : à mettre à jour avec vos modules de formation, durée et prix.

4) C1-I2 Tableau de bord annuel indicateurs (Excel) : onglet pour compiler les résultats des évaluations à chaud des stagiaires + mettre à jour les indicateurs suivis dans votre OF.

5) C1-I2 Compilation évaluation froid – actions correctives (Excel) : mettre à jour avec les résultats de l’année.

6) C1-I3 Information stagiaire certification (Word) : à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). A mettre à jour avec les spécificités de vos certifications !

7) C2-I4 Fiche évaluation besoin (Excel) : mettre votre logo et modifier si nécessaire.

8) C2-I6 Déroulé pédagogique formations (Excel) : créer un onglet pour chacun de vos modules de formation :

• Séquences 

• Horaire début - Horaire fin 

• Objectifs pédagogiques 

• Exercices hors ceux contenus dans les supports de cours 

• Comparaison avec le programme de certification si nécessaire

9) C2-I7 Points clés certification (Word) : exemple de communication pour les stagiaires (domaines clés certifiés).

10) C3-I9 Convocation des stagiaires (Word) : à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). A mettre à jour avec les spécificités de votre organisme. Pour être optimal, le mieux est de créer un modèle de mail dans votre logiciel de mail ou votre webmail.

11) C3-I9 Livret d’accueil des stagiaires (Word) : à personnaliser avec 

• Votre historique, la présentation de votre organisme, sa situation géographique,

• les informations sur le déroulement des formations et les moyens logistiques, le CPF et les certifications,

• les droits et devoirs des stagiaires,

• La gestion des réclamations

• les règles de sécurité et le règlement intérieur.

12) C3-I9 Règlement intérieur (Word) : à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). A mettre à jour avec les spécificités de votre organisme.

13) C3-I12 Certificat de réalisation (Word) : à personnaliser.

14) C3-I12 Procédure de gestion des retards-abandons-absences (Word) : à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). A mettre à jour avec les spécificités de votre organisme.

15) C4-18 Organigramme (Excel) : mettre à jour l’organigramme hiérarchique et fonctionnel de votre organisme sur le SmartArt d’Excel. A recopier dans le catalogue de formation.

16) C4-I17 Convention formation (Word) : à personnaliser avec votre logo et coordonnées (en-tête et pied de page). A mettre à jour avec les spécificités de votre organisme.

17) C5-I21 Modèle CV (Word) : à mettre à jour si nécessaire et récupérer ceux de vos intervenants.

18) C5-I21-I22 Tableau suivi compétences (Excel) : mettre à jour votre logo, créer une fiche par intervenant pédagogique, lister les compétences et mettre à jour les niveaux.

19) C6-I23-24-25 Tableau suivi 3 veilles (Excel) : la veille consiste en la collecte des informations pour rester informé, être en alerte, mettre à jour ses données et faire évoluer ses pratiques. Les enjeux en sont :

• Anticiper les évolutions

• Appréhender les menaces ou limiter leurs effets

• Profiter des opportunités

• Trouver des sources d’innovation.

1 onglet avec la liste des sources utilisées et 1 onglet par type de veille à mettre à jour avec vos propres données suivies.

Il est recommandé d’utiliser l’outil gratuit « Formalerte » sur Internet https://www.formalerte.com/

• Veille légale et réglementaire

• Veille compétences et métier

• Veille pédagogique

20) C6-I26 Liste des contacts handicap (Excel)

21) C7-I30 Feuille Evaluation Formation à froid - Employeur (Word) :  Je vous encourage à mettre ces questionnaires sous Google forms afin de faciliter l’envoi et la compilation des résultats. A mettre à jour avec vos spécificités

22) C7-I30 Feuille Evaluation Formation à froid - Stagiaire (Word) 

23) C7-I30 Feuille Evaluation Formation à chaud – Stagiaire (Word) 

24) C7-I30 Feuille Evaluation OPCO (Word)

25) C7-I30 Feuille Evaluation Org donneur ordre (Word)

26) C7-I31 Formulaire de réclamation (Word) : à personnaliser

27) C7-I31 Processus gestion réclamation clients (Word) : à mettre à jour avec vos spécificités

28) C7-I31 Tableau de suivi des réclamations (Excel) : à mettre à jour avec les réclamations enregistrées.

Plusieurs champs sont définis dans l’onglet « Etat » afin de faciliter la compilation des données. Les délais de première réponse en jours et de résolution définitive en jours, sont calculés automatiquement afin d’être reportés dans le tableau de bord des indicateurs.

29) C7-I32 Tableau suivi problèmes formations (Excel) :

Dans le cadre de la formation continue, il faut suivre en plus des réclamations enregistrées, les problèmes que vous constatez durant vos formations

Liste des guides fournis :

- Le guide référentiel Qualité Qualiopi V9

- Le guide : Agefiph_-_guide_handicap_et_formation 03 2024

- Les Questions-Réponses du 01/09/23

- Arrêté du 31/05/23