S'installer comme formateur en septembre 2025 : guide complet des démarches et nouvelles réglementations

L'automne 2025 marque un tournant dans le secteur de la formation professionnelle avec l'entrée en vigueur de nouvelles réglementations. Pour les futurs formateurs indépendants qui envisagent de se lancer en septembre, il est essentiel de maîtriser les procédures administratives et les évolutions réglementaires récentes. Ce guide vous accompagne pas à pas dans votre installation.

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Les prérequis avant de commencer

Avant d'entamer les démarches administratives, définissez précisément votre projet de formation. Identifiez votre domaine d'expertise, votre public cible et les types d'actions que vous souhaitez dispenser. Cette réflexion préalable facilitera grandement l'obtention de votre numéro de déclaration d'activité (NDA).

Vérifiez également que vous disposez des compétences requises dans votre domaine. Bien qu'aucun diplôme spécifique ne soit exigé pour devenir formateur, vous devrez justifier de votre expertise professionnelle lors de votre déclaration d'activité.

La création de votre structure juridique

La première étape consiste à créer votre structure d'exercice. La plupart des formateurs optent pour le statut d'entrepreneur individuel ou d'EURL. Une fois votre entreprise immatriculée, vous obtiendrez un numéro SIRET indispensable pour les démarches suivantes.

Cette immatriculation vous permettra d'obtenir votre extrait K-bis (pour les sociétés) ou votre extrait K (pour les entrepreneurs individuels), document requis pour la déclaration d'activité.

L'obtention du numéro de déclaration d'activité (NDA)

Le numéro de déclaration d'activité doit être demandé dans les 3 mois suivant le début de votre activité. Cette démarche obligatoire s'effectue désormais exclusivement en ligne via la plateforme "Mon activité formation" gérée par les DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités).

La procédure en ligne

Lors de votre première connexion à "Mon activité formation", créez un compte avec le numéro SIRET de votre organisme et une adresse électronique valide. Une fois votre compte activé, vous pourrez compléter votre déclaration d'activité.

Les pièces justificatives requises

Votre dossier doit comprendre :

• L'extrait K-bis de moins de 3 mois (ou extrait K pour les entrepreneurs individuels)
• Un justificatif de domiciliation
• La copie de votre pièce d'identité
• Un CV détaillé justifiant de vos compétences
• La première convention ou contrat de formation signé avec un client
• Un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois
• Une déclaration sur l'honneur attestant de votre intégrité

Les délais de traitement

Sous 30 jours et à condition que le dossier soit complet, un numéro d'enregistrement est attribué au formateur. Ce délai peut s'allonger si des pièces manquent à votre dossier, d'où l'importance de préparer soigneusement l'ensemble des documents.

Les nouvelles réglementations 2025

L'année 2025 apporte son lot de changements significatifs pour les organismes de formation.

Transparence sur la sous-traitance

Depuis janvier 2025, les prestataires doivent déclarer la répartition entre formations réalisées en interne et celles confiées à des sous-traitants. Cette mesure vise à améliorer la transparence et la qualité de l'encadrement pédagogique.

Les prestataires référencés sur la plateforme Mon Compte Formation devront déclarer leur recours à la sous-traitance auprès de la Caisse des dépôts. Un plafond de 80 % du chiffre d'affaires réalisé sur MCF est fixé pour limiter l'externalisation.

Évolutions du financement

La convention d'objectifs 2025-2027 entre l'État et France Compétences se concentre sur le renforcement des compétences numériques et environnementales, en ligne avec les priorités de la transition écologique.

Depuis le 1er juillet 2025, les formations dispensées au moins à 80 % à distance voient leur niveau de prise en charge minoré de 20 %. Cette mesure impacte particulièrement les formateurs proposant des formations exclusivement digitales.

Calendrier des réformes à venir

Décembre 2025 verra le lancement de la révision générale des niveaux de prise en charge par France Compétences, avec une application totale de la priorisation des financements selon les besoins des branches professionnelles à la rentrée 2026.

Les obligations post-obtention du NDA

Une fois votre numéro obtenu, plusieurs obligations s'imposent à vous.

Le bilan pédagogique et financier (BPF)

L'obtention du NDA impose la déclaration annuelle d'un Bilan Pédagogique et Financier. Ce document, à transmettre avant le 30 avril de chaque année, retrace votre activité de formation de l'année précédente.

L'usage du numéro NDA

Le numéro d'enregistrement figurera sur les contrats de formation professionnelle, les bons de commandes, les factures et tous les autres documents à caractère officiel du formateur.

Conseils pratiques pour septembre 2025

Pour un démarrage optimal en septembre, anticipez vos démarches dès le mois de juin. Préparez l'ensemble de vos documents et n'hésitez pas à contacter votre DREETS régionale pour obtenir des précisions sur les spécificités locales.

Constituez dès maintenant votre réseau professionnel et développez votre offre de formation en tenant compte des nouvelles priorités gouvernementales : numérique, environnement et compétences transversales.

Certification Qualiopi : un atout indispensable

Bien que non obligatoire pour obtenir votre NDA, la certification Qualiopi devient incontournable pour accéder aux financements publics et mutualisés. Préparez-vous à cette démarche qualité dès votre première année d'exercice.

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La réussite en tant que formateur indépendant repose autant sur la qualité de vos interventions que sur le respect des obligations administratives. En maîtrisant ces aspects réglementaires et en anticipant les évolutions du secteur, vous vous donnez toutes les chances de construire une activité pérenne et reconnue dans l'écosystème de la formation professionnelle française.